Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Lehtokoto / Lehtojärven kyläyhdistys ry
Päivitetty: 10.2.2026

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Lehtojärven kyläyhdistys ry käsittelee henkilötietoja, joita kerätään Lehtokoto-hankkeen verkkosivujen www.lehtokoto.fi kautta täytettävien lomakkeiden avulla. Seloste koskee erityisesti:

  • hankkeen tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumista
  • Lehtokoto-uutiskirjeen tilaamista
  • erilaisia kyselyitä ja muita verkkolomakkeita.

1. Rekisterinpitäjä

Lehtojärven kyläyhdistys ry
Y-tunnus: 1990108-7
Osoite: Tapionharjuntie 24, 97240 Rovaniemi, Suomi
Sähköposti: info@lehtokoto.fi

Kaikki tietosuojaan liittyvät kysymykset ja yhteydenotot pyydämme osoittamaan sähköpostitse: info@lehtokoto.fi

2. Mitä tietoja keräämme?

Keräämme verkkosivujen lomakkeilla seuraavia henkilötietoja:

Tilaisuus- ja tapahtumailmoittautumiset

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • mahdolliset muut tilaisuuteen liittyvät lisätiedot, jotka annat itse (esim. erityisruokavaliot, toiveet, avoimet tekstikentät).

Uutiskirjeen tilaus ja markkinointilupa

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • tieto annetusta markkinointiluvasta (suostumus uutiskirjeeseen ja muuhun sähköiseen viestintään).

Kyselyt ja tutkimuslomakkeet

  • nimi (jos kysely ei ole anonyymi)
  • sähköpostiosoite (jos haluat esimerkiksi lisätietoja tai osallistua jatkotutkimukseen)
  • puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • avoimet vastaukset ja kyselyyn syöttämäsi tiedot.

Verkkosivujen käyttöä koskevat tiedot

Verkkosivujen käytöstä kerätään teknisiä tietoja (esim. sivulataukset, päätelaite, selaintyyppi, likimääräinen sijainti), joita käytetään sivuston kehittämiseen ja kävijätilastointiin. Tätä varten käytämme:

  • Google Analytics -palvelua
  • Webnode analytiikkatyökaluja

3. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumisen hoitaminen

  • ilmoittautumisten vastaanottaminen ja vahvistaminen
  • käytännön järjestelyistä, muutoksista ja peruutuksista tiedottaminen
  • osallistujamäärien ja tapahtumien toteutuksen suunnittelu.

Uutiskirjeiden ja muun sähköisen viestinnän lähettäminen

Lehtokoto-uutiskirje

  • hankkeeseen ja Lehtokotoon liittyvät ajankohtaisviestit, tapahtumakutsut ja muut markkinointiviestit (sähköposti).

Kyselyt ja hankkeen kehittäminen

  • Lehtokoto – Lehtojärven älykäs perinnekylä -hankkeen suunnittelu, arviointi ja raportointi
  • konseptien, palveluiden ja yhteisöllisyyden kehittäminen kerätyn palautteen ja kyselyaineiston avulla.

Viestintään ja raportointiin liittyvät velvoitteet

  • hankkeen rahoittajille (esim. EU:n maaseuturahasto, Peräpohjolan Leader ry) tehtävä raportointi kokonaisuudesta siten, että yksittäisten henkilöiden tietoja ei tarpeettomasti yksilöidä.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti seuraaviin oikeusperusteisiin:

Suostumus

  • uutiskirjeen lähettäminen
  • muu sähköinen markkinointi (esim. Lehtokotoon liittyvät markkinointiviestit, tapahtumakutsut, tiedotteet)

Suostumus annetaan lomakkeella erikseen ruksattavalla valinnalla, ja sen voi perua milloin tahansa (ks. kohta 9).

Sopimus / sopimuksen täytäntöönpano

  • tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumisen käsittely ja osallistujaviestintä.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu hankkeen ja Lehtokoto-konseptin kehittäminen, kyselyaineiston analysointi ja kokonaisraportointi siten, että yksittäisten henkilöiden oikeudet ja vapaudet otetaan huomioon verkkosivujen käytön seuranta ja kehittäminen (Google Analytics, Webnode-analytiikka).

5. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Näitä ovat:

  • Lehtojärven kyläyhdistys ry:n hankkeen vastuuhenkilöt
  • Lehtokoto – Lehtojärven älykäs perinnekylä -hankkeen asiantuntijakumppanit muotoilutoimisto Arctic Factory / Julius Oförsagd Company Oy:n tiimistä (esim. viestintä ja kehittämisprosessit).

Lisäksi käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme (henkilötietojen käsittelijät):

  • Webnode (verkkosivualusta, webhotelli, lomakkeet, sähköpostit)
  • Google (Google Forms, Gmail, Google Analytics)
  • Mailchimp (uutiskirjeet)
  • HubSpot (uutiskirjeet ja yhteydenpidon hallinta).

Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja omien tietosuojaselosteidensa ja sopimustensa mukaisesti meidän toimeksiannostamme.

6. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Osa käyttämistämme palveluista (esimerkiksi Mailchimp, HubSpot ja tietyt Googlen palvelut) sijaitsee EU/ETA-alueen ulkopuolella tai voi siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle.

Tällöin varmistamme tietojen suojan käyttämällä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia siirtomekanismeja, kuten:

  • Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC)
  • muita palveluntarjoajan käyttämiä, GDPR:n mukaisia suojatoimia.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle muissa tilanteissa kuin silloin, kun se on edellä mainittujen palvelujen käytön kannalta välttämätöntä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai lain edellyttämän ajan:

Uutiskirjeen tilaajat ja markkinointilupa

  • tietoja säilytetään niin kauan, kunnes perut uutiskirjeen tilauksen tai markkinointiluvan, tai kunnes poistamme tietosi passiivisuuden tai rekisterin ylläpidon kannalta tarpeettomina.

Tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneet

  • tietoja säilytetään tapahtuman järjestämisen ja välittömän jälkihoidon ajan sekä kohtuullisen ajan (enintään 2 vuotta) tapahtuman päättymisestä, mikäli tietoja tarvitaan raportointiin tai seuraavien tilaisuuksien suunnitteluun.

Kyselyt ja tutkimusaineistot

  • tietoja säilytetään hankkeen keston ajan ja enintään kohtuullisen ajan hankkeen päättymisen jälkeen (enintään 2 vuotta), jotta voimme hyödyntää tuloksia kehittämisessä ja raportoinnissa. Aineistoa voidaan anonymisoida, jolloin yksittäisiä henkilöitä ei voida enää tunnistaa.

8. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan sinulta:

  • kun täytät verkkosivujen lomakkeen
  • kun ilmoittaudut tilaisuuteen tai kyselyyn
  • kun tilaat uutiskirjeen tai annat markkinointiluvan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet henkilötietoihisi liittyen:

Tarkastusoikeus

  • oikeus saada tieto siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja rekisterissä käsitellään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

  • oikeus pyytää virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista.

Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")

  • tietyissä tilanteissa oikeus pyytää tietojesi poistamista.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus vastustaa käsittelyä

  • sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

  • siltä osin kuin olet itse toimittanut tietoja ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus peruuttaa suostumus

  • voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen (esim. uutiskirjeen ja markkinointiviestien vastaanottamiseen). Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@lehtokoto.fi

Saat lisäohjeet henkilöllisyyden varmentamisesta ja pyynnön käsittelyn etenemisestä.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos koet, että henkilötietojasi on käsitelty vastoin soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle. Kannustamme kuitenkin ensisijaisesti olemaan yhteydessä meihin, jotta voimme yrittää ratkaista asian yhdessä.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee henkilötietojen perusteella automaattisia yksittäisiä päätöksiä emmekä harjoita sellaista profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia sinuun tai joka muuten merkittävästi vaikuttaisi sinuun.

12. Tietoturva

Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia (esim. käyttöoikeusrajaukset, suojatut yhteydet, salasanat) estääksemme tietojen luvattoman käytön, muuttamisen tai häviämisen. Henkilötietojen käsittelyä voivat tehdä vain ne henkilöt, joilla on siihen tehtäviensä puolesta tarve.


Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos lainsäädäntö tai palvelujemme sisältö muuttuu. Ajantasainen versio on aina luettavissa osoitteessa www.lehtokoto.fi